• AVG Verklaring

    Hierbij verklaart Stichting AVG voor Verenigingen dat d'Olde Veste '54 het AVG-programma heeft doorlopen en dat d'Olde Veste '54 zelf verklaart dat ze de inspanningen heeft verricht zoals die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

    Met het doorlopen van het AVG-programma van de Stichting AVG voor Verenigingen heeft d'Olde Veste '54 kennis over de materie, die door de AVG wordt geraakt, ontvangen en heeft men zelf verklaard naar eer en geweten aan de wet te voldoen. De onderdelen van de zelfverklaring door d'Olde Veste '54 zijn te vinden op de volgende pagina('s) van deze verklaring. 

    Aldus opgemaakt te Gorinchem,
    d.d. 23-5-2018,
    door Stichting AVG voor Verenigingen
    gevestigd aan de Stephensonweg 14 te Gorinchem. 

    Door d'Olde Veste '54 is verklaard dat: 

    De vereniging werkt volgens onderstaande doelbinding:

      Lidmaatschap 

    Persoonsgegevens -  NAWTE+geboortedatum

    Overeenkomst  -Lidmaatschapsovereenkomst (papier of formulier op de website); 

    Verwerkingen - Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten; 

    Verwerking door wie  -Afdeling ledenadministratie en afdeling communicatie; 

    Bewaartermijn Uitgangspunt -  twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant). 

     

    Voetbalvereniging. Informatie lidmaatschap verkregen voor ledenadministratie & contributie en tbv KNVB. Lidmaatschap en medische gegevens 

    Persoonsgegevens  - NAWTE+medischegegevens; 

    Overeenkomst - Lidmaatschapsovereenkomst; 

    Verwerkingen -  (Via dubbele beveiliging) Persoonlijk advies, analyses op basis van geanonimiseerde rapportages; 

    Verwerking door wie - Ledenadviesafdeling, afdeling ledenadministratie; 

    Bewaartermijn Uitgangspunt - twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant). 

     Geen sec medische gegevens, maar voor alle spelers in de selectieteams is er een volgsysteem waarin door de jaren heen de progressie van de speler wordt gevolgd en specifieke kwaliteiten worden vastgelegd, zoals voorkeurspositie binnen een elftal, specifieke kwaliteiten, spits of verdediger, kopsterk, technisch sterk, goed linker- of rechterbeen etc. 

    Stakeholder-/lobbycontacten, donateur en geïnteresseerde 

    Persoonsgegevens - NAWTE;

    Overeenkomst - Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via LinkedIn;

    Verwerkingen - informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven of gerichte contacten; 

     Verwerking door wie - Afdeling communicatie, directie, vakkennisafdelingen en/of relatie beheerder; 

    Bewaartermijn - Gedurende de periode dat men contact heeft en daarna maximaal 2 jaar.
     

    Wij hebben donateurs en sponsorcontracten. Naast NAWTE gegevens, bevat dit ook vaak het bankrekeningnummer en evt de bedrijfsnaam.


    Medewerkers 

    Persoonsgegevens - NAWTE + geboortedatum, kopie ID en bankgegevens;

    Overeenkomst - Arbeidsovereenkomst;

    Verwerkingen - Salariëring;

    Verwerking door wie - HRM-afdeling; 

    Bewaartermijn - Afhankelijk van het feit welke gegevens het betreft. 

    Beschrijf hieronder kort uw situatie:

    Wij hebben trainers en spelers die een vergoeding ontvangen. Grotendeels betreft dat vrijwilligersvergoeding, maar deels ook in de vorm van onder de loonbelasting vallende vergoeding. Van hen hebben wij legitimatie en BSN nummer. Salarisadministratie wordt uitbesteed aan een accountantskantoor, die ook de aangifte loonbelasting verzorgt. Deze heeft verplicht legitimatie en BSN nummer nodig.


    Vrijwilligers 

    Persoonsgegevens - NAWTE;

    Overeenkomst - Vrijwilligersovereenkomst;

    Verwerkingen - Informatieverstrekking;

    Verwerking - door wie Afdeling communicatie, vakkennisafdelingen en/of relatie beheerder; 

    Bewaartermijn Uitgangspunt - twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant). 

    Wij hebben zeer veel vrijwilligers, soms voor zeer kleine werkzaamheden. Wij werken niet met een schriftelijke vrijwilligersovereenkomst. 

    De vereniging verklaart verder:
    Wij als vereniging hebben onze privacy policy zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging. 

    Privacy policy staat op onze website. 

    Wij als vereniging verwijzen in al onze documenten (lidmaatschap overeenkomst, aanmeldingsformulier, etc.) waarin persoonsgegevens staan naar onze privacy policy op de website van de vereniging. 

    Bij aanmeldingsformulieren en overeenkomsten verwijzen wij naar de privacy policy op onze website. 

    Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen. 

    Wij hebben als verwerkers 1) de salarisadministratie van accountantskantoor; hiermee gaan wij de verwerkersovereenkomst updaten om die AVG proof te maken en 2) de KNVB cq Sportlink als verwerker. Daarnaast de bouwer/beheerder van de website, met wie we nog een overeenkomst moeten sluiten. 

    Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren. 

    Persoonsgegevens slechts op beperkt aantal computers opgeslagen, die alle beveiligd zijn en automatisch van updates worden voorzien. 

    Wij als vereniging hebben de opgeslagen persoonsgegevens beveiligd met een back-up. 

    Back up aanwezig. 

    Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU. 

    Nvt 

    Wij als vereniging verklaren dat wij alle persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken. 

    Passende beveiligingsmaatregelen zijn als volgt ingevuld:

    Software is beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord. 

    Computers zijn beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord.
    Wij hebben een autorisatie procedure voor het uitgeven van toegang tot onze gegevens. 

    Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord. 

    Wij als vereniging hebben geen papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan. 

    Wij gebruiken geen papieren aanmeldformulieren, maar uitsluitend digitaal. Contracten en overeenkomsten worden ingescand en digitaal bewaard, de har copy wordt vervolgens vernietigd. 

    Wij als verenigingen maken geen gebruik van digitale direct markering. 

    Wij als vereniging verklaren dat wij persoonsgegevens van minderjarigen verwerken zonder dat daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. 

    Wij verwerken wel gegevens van leden < 16 jaar. Wij gaan alle ouders/verzorgers hiervoor een schriftelijke toestemming laten tekenen, maar wij moeten die inhaalslag nog maken, want dat hadden wij in het verleden niet zo geregeld. Voor nieuwe leden hebben we dat al wel zo geregeld, maar de inhaalslag voor de bestaande leden moeten we komend seizoen nog maken. Tot die tijd vermelden wij dit wel bij onze privacy policy op de website. 

     

    Aldus verklaard door: 

    Naam vereniging: vv d'Olde Veste '54

    Naam persoon:Henk Zwoferink

    Plaats: Steenwijk 

    Datum: 23 mei 2018